V případě, kdy podnikatel sám nesplňuje některé všeobecné a zvláštní požadavky pro provozování živnosti, umožňuje mu živnostenský zákon vykonávat podnikatelskou činnost prostřednictvím osoby odpovědného zástupce.
Právnická osoba sama o sobě tyto požadavky pochopitelně splňovat nemůže, proto i ona musí mít pro každou živnost ustanoveného odpovědného zástupce. Odpovědný zástupce je vymezen v živnostenském zákoně. Může jím být jen fyzická osoba ustanovená podnikatelem, která splňuje všeobecné i zvláštní podmínky provozování živnosti.
Požadavky na odpovědného zástupce a jeho činnost
Odpovědný zástupce odpovídá za řádný provoz živnosti a za dodržování živnostenskoprávních předpisů. Se svým ustanovením do funkce musí souhlasit, jeho vztah vůči podnikateli je smluvní (nejedná-li se o manžela nebo manželku). Funkce odpovědného zástupce může být vykonávána nejvýše pro čtyři různé podnikatele.
Povaha odpovědného zástupce naznačuje, že se jedná o výrazně odbornou funkci s příslušnými řídícími, poradními a kontrolními pravomocemi. Činnost odpovědného zástupce se týká nejen usměrňování výkonu pracovníků podnikatele, ale i upozorňování na zjištěné nedostatky a navrhování příslušných opatření k jejich odstranění. Na druhou stranu je ale postavení odpovědného zástupce koncipováno tak, že přímé porušení jeho povinností nemá zpravidla za následek jeho postih, subjektem postihu je obvykle samotný podnikatel.
Odpovědný zástupce musí být v některých případech ustanoven povinně ze zákona. Týká se to případů, kdy je podnikatel:
- fyzickou osobou, která nesplňuje zvláštní podmínky provozování živnosti
- českou právnickou osobou pro živnosti, jež vyžadují splnění zvláštních podmínek provozování živnosti, odpovědným zástupcem je pak ustanoven statutární orgán nebo člen statutárního orgánu, který splňuje podmínky pro výkon funkce odpovědného zástupce
- zahraniční právnickou osobou, odpovědným zástupcem je pak ustanoven vedoucí organizační složky umístěné na území České republiky, který splňuje podmínky pro výkon této funkce
Pokud nelze do funkce odpovědného zástupce ustanovit prioritně zmíněnou osobu, může právnická osoba vybírat i z řad jiných osob.
Kdo smí a nesmí být odpovědným zástupcem
Nesmí se jednat o člena dozorčí rady ani jiného kontrolního orgánu této právnické osoby. Odpovědným zástupcem dále nesmí být fyzická osoba, u níž trvá překážka provozování živnosti či osoba, které bylo zrušeno nebo pozastaveno živnostenské oprávnění z důvodu porušení podmínek stanovených rozhodnutím o udělení koncese, a to po dobu jednoho roku od nabytí právní moci rozhodnutí.
Ustanovení odpovědného zástupce a další změnu v jeho osobě je podnikatel povinen oznámit živnostenskému úřadu nejpozději do 15 dnů od nastání této změny. V případě živnosti ohlašovací může funkci vykonávat již ode dne ustanovení, u živnosti koncesované tak lze až v okamžiku, kdy rozhodnutí živnostenského úřadu o schválení nabylo právní moci.
Zákon umožňuje ustanovit odpovědného zástupce i v případech, kdy sám podnikatel splňuje všeobecné i zvláštní podmínky provozování živnosti, ale v praxi se nejedná o obvyklý případ.